يضمن نظام ريڤيست (Revest) دقة العمليات المالية من خلال مزامنة البيانات المحاسبية (المبيعات، المدفوعات، الفواتير، وحركات المخزون) بشكل آلي وموثوق مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مثل نظام (SAP). يقلل هذا الربط من التدخل اليدوي ويسرّع عملية إغلاق الحسابات ومطابقتها.
يشرح هذا الدليل كيف يدير النظام المزامنة المحاسبية والمالية بمختلف جوانبها:
1. المزامنة اللحظية مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (مثل SAP)
يتم ترحيل البيانات التشغيلية ذات الأثر المالي بشكل لحظي (Real-time) بين ريڤيست والأنظمة المحاسبية:
- فواتير المبيعات والمدفوعات: يتم إرسال بيانات الطلبات، الفواتير، والمدفوعات (سواء كانت نقداً، بطاقة، حوالة بنكية، أو دفع آجل) مباشرة إلى النظام المحاسبي لتسجيل الحركات.
- أرصدة العملاء وكشوف الحسابات: يتم جلب وتحديث "الحد الائتماني" (Credit Limit) و"الرصيد المتبقي" لعملاء الدفع الآجل (B2B) من نظام SAP لضمان عدم تجاوز العميل للحد المسموح به عند الشراء عبر نقاط البيع أو المنصة. كما يتم مزامنة كشوفات الحساب (Statements) لتعكس الحركات الدائنة والمدينة بدقة.
- مسار الفواتير الضريبية (ZATCA): يتم إرسال تفاصيل المعاملات المالية من نقطة البيع إلى قاعدة بيانات ريڤيست المركزية، والتي تقوم بدورها بمزامنة البيانات مع نظام SAP. يتولى نظام SAP بعد ذلك إرسال الفاتورة إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) للاعتماد.
2. التسوية المالية وترحيل القيود المحاسبية (Reconciliation)
تُعد عملية التسوية (أو جرد الصندوق) في جهاز الكاشير الخطوة الأهم محاسبياً في نهاية اليوم أو الوردية:
- مطابقة المبالغ: تقوم وحدة التسوية بمطابقة العمليات المسجلة في نظام الكاشير مع المبالغ الفعلية التي تم تحصيلها عبر أجهزة الدفع الإلكتروني (مثل Neoleap) لضمان عدم وجود نقص أو زيادة مالية.
- ترحيل القيود (Posting): بمجرد إتمام المطابقة بنجاح في نقطة البيع، يقوم النظام آلياً بترحيل القيود المحاسبية (Accounting Entries) وإرسالها إلى النظام المالي الخلفي (مثل SAP) لإثبات الإيرادات والمطابقات البنكية.
3. معالجة وترحيل فواتير المشتريات (Purchase Invoices)
تتم إدارة المشتريات والالتزامات المالية للموردين عبر "المكتب الخلفي" (Back Office):
- يتيح النظام تسجيل وتتبع فواتير المشتريات الواردة من الموردين، بالإضافة إلى فواتير مرتجعات المشتريات .
- تخضع هذه الفواتير لمسار مراجعة (مسودة -> مقدمة)، وبمجرد اعتمادها يتم تغيير حالتها إلى "مُرحَّلة" (Posted)، مما يثبت القيد المالي ويؤثر على تكلفة المخزون وحسابات الدائنين.
4. المزامنة المالية لعمليات عدم الاتصال (Offline Sync)
لضمان عدم فقدان أي بيانات مالية عند انقطاع الإنترنت في المعرض:
- تُخزن فواتير المبيعات وحركات الدفع محلياً على جهاز نقطة البيع.
- بمجرد عودة الاتصال بالإنترنت، تعمل ميزة "رفع السجلات غير المتصلة" (Push Offline Records) على إرسال جميع الفواتير المتأخرة والعمليات المالية إلى الخادم المركزي ليتم تمريرها لاحقاً إلى النظام المحاسبي بسلاسة وتحديث الحسابات.
5. التكاملات المحاسبية المستقبلية (Wafeq Integration)
إلى جانب الربط مع الأنظمة المؤسسية الكبرى مثل (SAP)، يستعد نظام ريڤيست لإطلاق ربط مباشر مع منصة المحاسبة السحابية "وافِق" (Wafeq). سيساعد هذا الربط المتاجر والشركات المتوسطة على أتمتة القيود اليومية، وضمان الامتثال الضريبي، وتوفير رؤى مالية لحظية بأقل جهد إعداد ممكن.
6. استكشاف أخطاء المزامنة المحاسبية وإصلاحها
في حال وجود أي تباين في البيانات المالية، يمكن لمديري النظام اتخاذ الخطوات التالية:
- مراجعة سجلات النظام (Sync Logs): إذا لم تظهر فاتورة معينة في النظام المحاسبي (SAP)، يجب مراجعة "سجلات المزامنة" في الإعدادات للتحقق من وجود أي فشل في الإرسال (API errors) وإعادة إرسال العملية.
- التحقق من التسوية: إذا فشل النظام في ترحيل قيود الإغلاق البنكي، يجب التأكد من تطابق "الرقم التسلسلي" (Serial Number) الخاص بجهاز الدفع والمُدخل في إعدادات نقطة البيع في المكتب الخلفي، حيث تعتمد الأنظمة عليه لربط الحركات المالية.
