يغطي هذا الدليل الخطوات التفصيلية لإدارة العمليات البيعية المتقدمة، بما في ذلك معالجة المرتجعات، وإدارة عروض الأسعار، واستمرارية العمل عند انقطاع الاتصال بالإنترنت.
أولاً: إدارة المرتجعات (الإرجاع الكلي والجزئي للفواتير)
يتيح النظام معالجة المرتجعات بناءً على سياسة الاسترجاع المحددة في المكتب الخلفي (مثل فترة الإرجاع المسموحة وتحديد المنتجات القابلة للاسترجاع).
خطوات إجراء المرتجع:
- البحث عن الفاتورة:
- من القائمة الجانبية، انتقل إلى شاشة سجل المبيعات (Sales History).
- ابحث عن الفاتورة المراد إرجاعها باستخدام (رقم الفاتورة، اسم العميل، أو رقم الجوال).
- بدء عملية الإرجاع:
- انقر على السجل الخاص بالفاتورة لفتح تفاصيل الطلب، ثم انقر على زر "إرجاع" (Return).
- تحديد الكميات (إرجاع كلي أو جزئي):
- ستظهر قائمة بالمنتجات الموجودة في الفاتورة. قم بتحديد المنتجات المراد إرجاعها، واستخدم أزرار الزيادة والنقصان (+ / -) لتحديد الكمية المستردة من كل منتج (سواء كان إرجاعاً لبعض المنتجات أو لكل الفاتورة).
- إذا كان المنتج يحتوي على "تشغيلة" (Batch)، سيُطلب منك تحديد التشغيلة التي يتم إرجاعها.
- انقر على "التالي" (Next).
- شاشة الدفع وإعادة المبلغ:
- سيتم توجيهك إلى شاشة الدفع لإعادة المبلغ للعميل.
- ملاحظة هامة لمعالجة الأموال: يتم إرجاع المبلغ بناءً على وسيلة الدفع الأصلية؛ فإذا تم الدفع "نقداً" يجب إرجاعه نقداً، وإذا تم باستخدام "ذمم مالية/على الحساب" يتم إرجاعه لحساب العميل، وينطبق الأمر ذاته على المحفظة.
- في حال احتوت الفاتورة المرتجعة على خصومات أو عروض ترويجية، يقوم النظام آلياً بتوزيع الخصم واقتطاعه من قيمة المبلغ المسترد لضمان دقة الحسابات.
- تأكيد المرتجع:
- انقر على "تأكيد" (Confirm) لإتمام العملية، وسيتم إصدار فاتورة مرتجع رسمية وتحديث المخزون آلياً.
ثانياً: إنشاء وتحويل عروض الأسعار (Sales Quotations)
يمكنك إنشاء عرض سعر لعميل، وحفظه، ثم تحويله لاحقاً إلى فاتورة مبيعات نهائية عند موافقة العميل.
1. إنشاء عرض السعر:
- في شاشة المبيعات (الكاشير)، قم بإضافة المنتجات المطلوبة إلى سلة المشتريات (حتى وإن كانت الكمية غير متوفرة حالياً في المخزون).
- شرط إلزامي: يجب إضافة وتحديد "العميل" في السلة لكي تتمكن من إنشاء عرض السعر.
- انقر على زر "المزيد" (More) في أعلى الشاشة، ثم اختر "إنشاء عرض سعر" (Create Quote).
- انقر على الزر في الأسفل "إنشاء عرض سعر" (Create Quotation) لإرسال الطلب.
- إذا كان هناك مسار عمل (Workflow) مفعل للموافقات، ستتغير حالة العرض إلى "قيد الانتظار" حتى يتم اعتماده من المكتب الخلفي (منصة ريڤيست).
2. تحويل عرض السعر إلى فاتورة مبيعات نهائية:
- من القائمة الجانبية، انتقل إلى "عروض الأسعار" (Sales Quotations) للبحث عن العرض المطلوب .
- افتح تفاصيل العرض، ثم انقر على زر "طلب" أو "تحويل لطلب" (Order).
- سيقوم النظام بنقل جميع المنتجات الموجودة في عرض السعر إلى شاشة المبيعات (سلة المشتريات).
- (ملاحظة: إذا نفدت كمية بعض المنتجات أثناء هذه الفترة، سيتيح لك النظام خيار المتابعة بالمنتجات المتوفرة فقط).
- انقر على "الدفع" (Checkout) لاستكمال عملية الدفع وإصدار الفاتورة الضريبية النهائية. لا يمكن إنشاء طلب آخر من نفس عرض السعر بمجرد تحويله.
ثالثاً: البيع أوفلاين (Offline Mode)
صُمم نظام Revest لضمان عدم توقف العمليات البيعية داخل المعرض حتى في حال انقطاع الاتصال بالإنترنت تماماً.
كيفية عمل النظام عند انقطاع الإنترنت:
- مؤشر الاتصال: في أعلى الشاشة، سيتحول لون مؤشر الاتصال من الأخضر (متصل) إلى الأحمر (غير متصل).
- العمليات المتاحة: يمكنك الاستمرار في إنشاء الفواتير، إضافة العملاء، إتمام عمليات الدفع، وطباعة الإيصالات بشكل طبيعي.
- التحقق من المخزون: سيقوم النظام بالتحقق من توفر الكميات محلياً بناءً على آخر بيانات تم سحبها من قاعدة البيانات المحلية (Local DB) قبل انقطاع الإنترنت. (لن تتمكن من رؤية مخزون الفروع الأخرى أثناء وضع الأوفلاين).
- الفاتورة الضريبية (ZATCA): النظام قادر على توليد الفاتورة الإلكترونية المعتمدة ورمز الاستجابة السريعة (QR Code) المشفر محلياً دون الحاجة للإنترنت، وذلك بفضل مفتاح التشفير (PEM Key) المدمج مسبقاً في الجهاز.
- العمليات المعلقة: أي عمليات تتطلب اتصالاً مباشراً بالخادم المركزي (مثل: طلبات تحويل المخزون، أو الاعتمادات والموافقات الإدارية) سيتم إيقافها مؤقتاً حتى عودة الاتصال.
ماذا يحدث عند عودة الإنترنت؟ (المزامنة)
بمجرد عودة الاتصال بالإنترنت، سيقوم النظام تلقائياً في الخلفية برفع جميع الفواتير والعمليات التي تمت (أوفلاين) ومزامنتها مع الخادم الرئيسي
لضمان رفع السجلات فوراً أو يدوياً، يمكنك الذهاب إلى قائمة "المزامنة" (Sync) واختيار "رفع السجلات غير المتصلة" (Push Offline Record) لإرسال جميع المبيعات المحفوظة محلياً إلى المكتب الخلفي
