يُفصّل هذا الدليل كيفية إدارة عمليات الدفع المتنوعة، وتطبيق الذمم المالية، وإدارة المحافظ وقسائم الهدايا، بالإضافة إلى إجراء التسويات المالية اليومية لمطابقة المبيعات، وذلك لضمان دقة العمليات المالية في نقطة البيع.
أولاً: خيارات الدفع المتعددة والمجزأة (تقسيم الدفعات)
يتيح النظام مرونة في استقبال المدفوعات عبر عدة طرق (يتم تفعيلها مسبقاً من المكتب الخلفي لكل معرض) [45، 333]. بعد الانتهاء من إضافة المنتجات والعميل، والنقر على "الدفع" (Checkout)، ستظهر شاشة المدفوعات التي تتيح لك الخيارات التالية:
1. الدفع النقدي (Cash):
- عند اختيار "نقدي"، سيقوم النظام تلقائياً بإدراج إجمالي الفاتورة المطلوبة.
- يمكنك تعديل المبلغ المُدخل (مثلاً إدخال المبلغ الفعلي الذي سلمه العميل)، وسيقوم النظام باحتساب وعرض "المبلغ المتبقي" (Change) الواجب إرجاعه للعميل .
2. الدفع بالبطاقة (Card):
- يدعم النظام بطاقات (مدى، فيزا، ماستركارد).
- إذا كان جهاز نقطة البيع مربوطاً آلياً بجهاز الدفع الإلكتروني (مثل أجهزة Neoleap)، فبمجرد النقر على "تأكيد"، سيتم إرسال المبلغ تلقائياً إلى جهاز الدفع.
- بعد إتمام العميل للدفع عبر الجهاز، يستقبل النظام الرد آلياً ويغلق الفاتورة.
- (ملاحظة: في حال فشل الاتصال، يوفر النظام خيار "إعادة المحاولة" (Retry) أو إدخال بيانات العملية يدوياً).
3. الدفع بالتقسيط (تابي Tabby / تمارا Tamara):
- عند اختيار تابي أو تمارا، سيظهر رقم جوال العميل مع إجمالي المبلغ.
- انقر على زر "إرسال" (Send) لإرسال رابط الدفع للعميل عبر رسالة نصية (SMS).
- سينتظر النظام إتمام العميل لعملية الدفع من هاتفه، وبمجرد نجاحها، سيتم توجيهك تلقائياً لشاشة إتمام الطلب.
- (ملاحظة: لا يمكن استخدام الدفع بالتقسيط تابي/تمارا سوى مرة واحدة فقط للفاتورة الواحدة).
4. الدفع المجزأ (Split Payment - تقسيم الفاتورة):
يمكن للعميل دفع فاتورة واحدة باستخدام أكثر من طريقة دفع (مثلاً: جزء نقداً وجزء بالبطاقة).
الخطوات:
- اختر وسيلة الدفع الأولى (مثلاً: نقدي).
- قم بتعديل المبلغ الافتراضي المعروض لإدخال القيمة المراد دفعها نقداً فقط (مثلاً: 100 ريال)، ثم انقر تأكيد.
- سيُظهر النظام "المبلغ المتبقي" للفاتورة.
- اختر وسيلة الدفع الثانية (مثلاً: بطاقة) لتسديد المبلغ المتبقي، وأكمل العملية.
ثانياً: البيع الآجل والذمم المالية (On Account)
يتيح النظام إمكانية البيع بالآجل للعملاء المعتمدين (مثل عملاء قطاع الأعمال B2B). شروط الاستخدام: لن يظهر خيار الدفع "على الحساب" (On Account) نشطاً في نقطة البيع إلا إذا كان العميل المُضاف للفاتورة قد تم ضبط إعدادات الدفع الخاصة به في المكتب الخلفي على "آجل/ائتمان" (Credit) [212، 347، 477].
خطوات البيع كذمة مالية:
- تأكد من إضافة العميل المؤهل إلى السلة قبل النقر على "الدفع".
- في شاشة الدفع، اختر وسيلة الدفع "على الحساب" (On Account).
- سيظهر حقل يحتوي على إجمالي الفاتورة، مع لوحة أرقام تتيح لك تعديل المبلغ إذا أراد العميل دفع جزء آجل وجزء نقدي.
- انقر على "تأكيد" (Confirm). سيتم تسجيل الفاتورة على حساب العميل وخصمها من الحد الائتماني (Credit Limit) الخاص به.
ثالثاً: إدارة المحفظة والقسائم (Wallet & Vouchers)
يحتوي النظام على نظام محافظ رقمية لكل عميل يمكن شحنها بقسائم الهدايا واستخدامها كوسيلة دفع [209، 366].
1. شحن المحفظة باستخدام قسيمة (Voucher):
- من واجهة المبيعات، ابحث عن العميل وانقر على اسمه لفتح "الملف الشامل للعميل" (Customer 360).
- انتقل إلى علامة التبويب "القسائم" (Vouchers).
- أدخل رمز القسيمة، وانقر على "إضافة" (Add). سيتحقق النظام من صلاحية القسيمة وتاريخ انتهائها وقيمتها.
- انقر على "إرسال/تأكيد" (Submit). سيقوم النظام بإرسال رمز تحقق (OTP) إلى جوال العميل المسجل.
- أدخل رمز الـ OTP الذي زودك به العميل. بمجرد التحقق، سيتم شحن قيمة القسيمة كرصيد في محفظة العميل.
2. الدفع باستخدام رصيد المحفظة (Wallet Payment):
- في شاشة الدفع، لن يتم تفعيل خيار "المحفظة" (Wallet) إلا إذا كان العميل يمتلك رصيداً أكبر من الصفر.
- اختر "المحفظة". سيظهر حقل يحتوي على المبلغ المطلوب.
- انقر "تأكيد". سيرسل النظام فوراً رسالة تحتوي على رمز تحقق (OTP) لجوال العميل لضمان الأمان .
- أدخل رمز الـ OTP لتأكيد الخصم من المحفظة وإتمام الفاتورة. (في حال استرجاع الفاتورة لاحقاً، سيعود المبلغ تلقائياً إلى محفظة العميل).
رابعاً: الموازنة وتسوية النقدية (Reconciliation / Cash Register)
التسوية هي عملية الإغلاق المالي التي تضمن مطابقة جميع الحركات المسجلة في نظام نقطة البيع (نقدي، بطاقات، وغيرها) مع المبالغ الفعلية المحصلة والمسجلة في جهاز الدفع الإلكتروني (البنك). هذه الخطوة ضرورية لترحيل القيود المحاسبية للأنظمة الخلفية (مثل SAP) واكتشاف أي عجوزات.
خطوات إجراء التسوية:
- من القائمة الجانبية الرئيسية في نظام الـ POS، انتقل إلى وحدة "جرد الصندوق" أو "الخزينة" (Cash Register).
- اختر "التسويات" (Reconciliation).
- انقر على زر "بدء" أو "تهيئة" (Initiate) الموجود في أعلى الشاشة.
- سيقوم النظام تلقائياً بالاتصال بجهاز الدفع الإلكتروني (مثل جهاز Neoleap المربوط) وسحب تقرير الإغلاق البنكي الخاص به.
- ستظهر لك قائمة بالعمليات مع مقارنة تفصيلية للمبالغ مقسمة حسب طرق الدفع للتحقق من وجود أي فروقات مالية.
(ملاحظة هامة: يجب التأكد من صحة إدخال الرقم التسلسلي الخاص بجهاز الدفع (Terminal Serial No) في إعدادات نقطة البيع في المكتب الخلفي، وإلا سيفشل النظام في إجراء التسوية البنكية).
