يُوضح هذا الدليل كيفية بناء وتكوين الهيكل التنظيمي للمؤسسة داخل نظام ريڤيست (Revest)، بالإضافة إلى كيفية إدارة المستخدمين، وتعيين الأدوار، وتحديد صلاحيات الوصول للبيانات والواجهات المختلفة.
أولاً: الهيكل التنظيمي (Enterprise Structure)
يوفر نظام ريڤيست تسلسلاً هرمياً مرناً يدعم الشركات الصغيرة والمتوسطة، بالإضافة إلى المؤسسات الكبرى (سواء كانت مملوكة بالكامل أو تعمل بنظام الامتياز التجاري - Franchise). يتم بناء هذا الهيكل من قسم الإعدادات العامة (General Setups)، ويتكون من المستويات التالية:
1. المجموعة (Org Group)
هي أعلى مستوى تنظيمي في النظام، وتعمل كمظلة رئيسية قد تندرج تحتها عدة شركات.
تتميز بنوعين من طرق النشر (Deployment Mode):
- مؤسسي (Enterprise): يُستخدم للمجموعات الكبرى، ويتيح إدارة شركات متعددة في دول مختلفة وبعملات مختلفة.
- سحابي (SaaS): يُستخدم غالباً للشركات التي تسجل عبر موقع ريڤيست، وتحتوي المجموعة السحابية على شركة واحدة فقط .
يتم تحديد "عملة إعداد التقارير" (Reporting Currency) الافتراضية للمجموعة من هذا المستوى .
2. الشركة (Company)
تمثل كياناً مستقلاً أو علامة تجارية معينة داخل المجموعة.
- يمكن تحديد نوع الشركة كـ "مملوكة" (Owned) إذا كانت تدير معارضها مباشرة، أو "امتياز تجاري" (Franchise) إذا كانت تدير فروع امتياز .
- مركزية البيانات: يتم التحكم في الكتالوج الأساسي للمنتجات، بيانات العملاء، والعروض الترويجية من مستوى الشركة، وتتدفق هذه البيانات نزولاً إلى المستويات الأقل (المعارض).
3. الكيان القانوني (Legal Entity)
يُعنى هذا المستوى بالضوابط القانونية والضريبية.
- في هذا المستوى، يتم إعداد الضرائب، تحديد العملة الأساسية، وربط قوائم الأسعار.
- يتم من خلاله إدخال حقول التوافق الضريبي المتقدمة (مثل بيانات هيئة الزكاة ZATCA) لتتدفق إلى جميع المعارض المرتبطة بهذا الكيان.
4. وحدات الأعمال (Business Units) والمعارض (Stores)
- وحدات الأعمال: تُستخدم لتجميع المعارض في مناطق أو قطاعات تشغيلية محددة لتسهيل الإدارة وإعداد التقارير.
- المعارض (Stores): هي المواقع الفعلية أو الافتراضية للبيع. يتم ربط المعرض بالكيان القانوني الخاص به، وتخصيص إعدادات محددة له مثل طرق الدفع المفعلة، قائمة الأسعار، الموظف الافتراضي، وقالب الفاتورة.
5. نقاط البيع (Terminals)
هي الأجهزة الفردية (أجهزة الكاشير/التابلت) الموجودة داخل كل معرض والتي يتم من خلالها تنفيذ العمليات البيعية.
ثانياً: إدارة المستخدمين والأدوار (Users, Roles & Permissions)
لضمان أمان النظام وحماية البيانات، يتيح لك تبويب المستخدمون والأدوار (Users and Roles) التحكم الدقيق في من يمكنه الدخول للنظام وما يمكنه رؤيته أو تعديله.
1. إنشاء وإدارة الأدوار (Roles)
تُحدد "الأدوار" الصلاحيات الوظيفية للمستخدمين والوحدات التي يمكنهم التفاعل معها. عند إنشاء دور جديد، يجب تحديد نوع الصلاحية (Permission Type) كالتالي:
- الكل (All): يمنح حق الوصول إلى جميع تطبيقات ريڤيست (نقطة البيع، لوحة الإدارة، تطبيق المدير).
- نقطة البيع (POS): يقتصر الوصول على واجهة نقاط البيع فقط.
- المكتب الخلفي (BO): يقتصر الوصول على لوحة الإدارة المركزية فقط، مع إمكانية تحديد مستوى الوصول لكل وحدة (قراءة، تعديل، إنشاء، حذف).
- مسار عمل بخطوة واحدة (One Step workflow): وصول مقتصر على التعامل مع الموافقات ومسارات العمل فقط.
2. أدوار البيانات (Data Roles / Region Approval)
- بينما تتحكم "الأدوار" في الواجهات المسموح استخدامها، تتحكم "أدوار البيانات" في نطاق البيانات (المكاني أو الهرمي) الذي يراه المستخدم داخل المكتب الخلفي (Back Office).
- يمكنك بناء دور بيانات يقيد وصول المستخدم ليقتصر على رؤية بيانات منطقة معينة، شركة محددة، كيان قانوني، أو حتى معرض محدد فقط.
على سبيل المثال: تعيين دور بيانات لمشرف المنطقة الغربية بحيث لا تظهر له فواتير أو أرقام مخزون المنطقة الشرقية في لوحة الإدارة.
- تتحدث أدوار البيانات مباشرة عند تسجيل الدخول أو عند تنقل المستخدم بين الوحدات في النظام.
3. إنشاء المستخدمين (Users) لإضافة موظفين جدد ومنحهم صلاحيات الدخول:
- يُعد رقم الجوال والبريد الإلكتروني مُعرّفات فريدة (Unique Keys) لا يمكن تكرارها عند إنشاء حسابين مختلفين.
- المصادقة الثنائية (2FA): يمكن تفعيلها لحساب المستخدم لزيادة أمان تسجيل الدخول.
- مساعد المبيعات (Sales Assistant): إذا كان المستخدم سيعمل كبائع في الفروع، يجب تفعيل هذا الخيار ليتمكن الكاشير من اختيار اسمه كمسؤول عن المعاملة (Salesperson) عند إصدار الفاتورة في نقطة البيع.
بمجرد الحفظ، سيتلقى المستخدم بريداً إلكترونياً يحتوي على كلمة المرور المؤقتة ورابطاً لتعيين كلمة مرور خاصة به. ولن يتمكن من الدخول إلى تطبيق نقطة البيع (POS) إلا إذا تم تعيينه في الإعدادات المتقدمة للدور للوصول إلى معارض أو أجهزة محددة.
