تُعد لوحة الإدارة المركزية (Back Office) في نظام ريڤيست (Revest) البوابة الرئيسية التي تتيح لمديري النظام وأصحاب الأعمال التحكم الكامل في كافة العمليات التشغيلية، بدءاً من إدارة المبيعات والمخزون وصولاً إلى إعدادات النظام والهيكل التنظيمي للمؤسسة.
يقدم هذا الدليل شرحاً تفصيليا لكافة الوحدات (Modules) المتاحة في لوحة الإدارة المركزية ووظائفها.
1. الصفحة الرئيسية ولوحة البيانات (Home & Dashboard)
توفر الصفحة الرئيسية تحليلات ورؤى فورية لأداء العمل وتنقسم إلى ثلاثة أقسام رئيسية:
- لوحة المبيعات (Sales Dashboard): تعرض إجمالي المبيعات، المرتجعات، صافي المبيعات، والخصومات. كما تتضمن رسوماً بيانية تقارن بين المبيعات والمرتجعات شهرياً، وتوضح نسبة العملاء الجدد مقابل المتكررين، وأفضل المعارض والمنتجات مبيعاً.
- نظرة عامة (Overview): تعرض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل متوسط قيمة الطلب، وطرق الدفع الأكثر استخداماً.
- تحليلات العملاء (Customer Analytics): تعرض معدل اكتساب العملاء الجدد، معدل التحويل (Conversion Rate)، وتحليلات توقف العملاء (Churn analysis)، بالإضافة إلى تفضيلات العملاء للمنتجات والألوان.
2. إدارة العملاء (Customers)
تُستخدم هذه الوحدة لإدارة البيانات الأساسية للعملاء وتصنيفاتهم:
- قائمة العملاء وإضافة عميل: تتيح عرض جميع العملاء وحالتهم (نشط/غير نشط). يمكنك إضافة عميل جديد وتعبئة بياناته العامة والمتقدمة والمالية (مثل الرقم الضريبي وشروط الدفع).
- الرؤية الشاملة 360° (Customer 360°): عند النقر على رمز أي عميل، تظهر صفحة مركزية تعرض تاريخ مشترياته، المبالغ المستحقة عليه، وسجله الزمني بالكامل.
- تصنيف وتقسيم العملاء: يوفر النظام إمكانية تصنيف العملاء من خلال إنشاء:
- مجموعات العملاء (Customer Groups): مثل تجزئة، جملة، شركات.
- فئات العملاء (Customer Classes): لتقسيم العملاء بناءً على طبيعة العمل (مثل أرامكو، سابك).
- قنوات التوزيع والأقسام (Divisions & Distribution Channels): لتقسيم العملاء حسب المناطق أو طريقة الشراء (أونلاين، معارض).
3. إدارة المنتجات (Products)
تُدير هذه الوحدة الكتالوج الكامل للمنتجات وهيكلتها:
- إنشاء المنتجات: يمكنك إضافة منتجات قياسية (Standard)، أو خدمات (Services)، أو منتجات مركبة (Composite). يتضمن الإعداد إدخال الكود، الاسم، السعر، الباركود، ووحدات القياس (UOM).
- هيكلة المنتجات: تُنظم المنتجات عبر ربطها بـ: الأقسام (Divisions)، الفئات الرئيسية والفرعية (Categories & Subcategories)، والعلامات التجارية (Brands).
- التشغيلات والأرقام التسلسلية (Batches & Serial Numbers): لإدارة المنتجات التي تحتوي على تواريخ انتهاء صلاحية (مثل الدهانات أو المواد الغذائية)، أو الأجهزة التي تتطلب تتبعاً برقم تسلسلي.
- المجموعات التسعيرية والترويجية (Product Collections & Discount Groups): تُستخدم لتجميع منتجات معينة لتطبيق خصومات أو عروض عليها.
4. الإعدادات المالية (الضرائب وقوائم الأسعار)
- الضرائب (Taxes): يمكنك إنشاء الإعدادات الضريبية (مثل ضريبة القيمة المضافة 15%) وتحديد ما إذا كانت الضريبة مشمولة في السعر (Inclusive) أو تضاف عليه (Exclusive).
- قوائم الأسعار (Price Lists): تتيح إنشاء هياكل تسعير مختلفة (مثل سعر الجملة، سعر التجزئة، أو أسعار خاصة بمعرض معين). يمكنك تحديد العملة لكل قائمة وتعيينها لعملاء أو معارض محددة، مع إمكانية استيراد الأسعار أو تعديلها بشكل جماعي (Mark up/down).
5. إدارة المخزون (Inventory)
تتحكم هذه الوحدة في حركة البضائع داخل وخارج المعارض والمستودعات:
- أوامر التحويل (Transfer Orders): لإنشاء وإدارة ونقل المخزون بين المتاجر أو المستودعات، وتتبع حالة النقل (مسودة، مشحون، مستلم).
- إخراج المخزون (Stock Issue): لإخراج كميات من المستودع لأغراض غير البيع (مثل العينات، الهدايا، أو الاستهلاك الداخلي)، ويتطلب ذلك تحديد سبب الإخراج والموافقة عليه.
- تسويات المخزون (Inventory Adjustments): تُستخدم لتصحيح الكميات في النظام لتتطابق مع الجرد الفعلي. تتطلب تحديد المنتج والكمية المُعدلة وسبب التعديل، وتخضع لمسار موافقة.
6. إدارة المشتريات والموردين (Purchase & Suppliers)
- الموردون (Suppliers): لإنشاء ملفات الموردين وتضمين بياناتهم المالية، شروط الدفع، والتفاصيل البنكية (IBAN).
- فواتير المشتريات (Purchase Invoices): لتسجيل ومتابعة الفواتير الواردة من الموردين، ومراجعة تفاصيل المنتجات والمبالغ والضرائب، وتغيير حالتها حتى يتم ترحيلها (Posted).
- مرتجعات المشتريات (Purchase Returns): لتوثيق البضائع المعادة للموردين وربطها بالفواتير الأصلية.
7. التقارير (Reports)
يوفر النظام مجموعة واسعة من التقارير القابلة للتصفية والتصدير (Excel/PDF):
- تقارير المبيعات: تشمل سجل الفواتير (Invoice History)، تقارير الطلبات المفتوحة، عروض الأسعار (Sales Quotations)، والفرص البيعية الضائعة (Lost Sales).
- تقارير المدفوعات والتسويات: لعرض المبالغ المحصلة حسب كل وسيلة دفع، وتقارير الموازنة (Reconciliation) لمطابقة الصندوق.
- تقارير المخزون: تشمل رصيد المخزون، سجل الحركات، والمنتجات التي تقترب من انتهاء الصلاحية (Near Expiry).
- التقارير المخصصة (Custom Reports): أداة لبناء تقاريرك الخاصة بناءً على محددات وحقول تختارها بنفسك.
8. الإعدادات العامة والهيكل التنظيمي (General Setups)
يُبنى الهيكل الأساسي للمؤسسة من خلال هذا التبويب:
- تأسيس الهيكل: إنشاء المجموعات (Org Groups)، الشركات (Companies)، الكيانات القانونية للضرائب (Legal Entities)، والمعارض (Stores).
- إعدادات المعارض ونقاط البيع: ربط المعرض بالكيان القانوني، تفعيل طرق الدفع (نقدي، بطاقات، تابي، تمارا)، وتعريف أجهزة الكاشير (POS Terminals) وتحميل مفاتيح الربط مع هيئة الزكاة (ZATCA).
- التسلسلات الرقمية (Number Sequences): لتخصيص شكل تسلسل الأرقام للفواتير، وعروض الأسعار، والعملاء.
9. إدارة المستخدمين والأدوار (Users & Roles)
لإدارة صلاحيات الوصول للنظام بشكل آمن:
- المستخدمون (Users): إنشاء حسابات الموظفين وإسنادهم إلى المعارض المحددة، وتفعيل إمكانية استخدام المصادقة الثنائية (2FA).
- الأدوار (Roles): إنشاء قوالب للصلاحيات (مثلاً: مدير، كاشير) وتحديد ما يمكن للمستخدم رؤيته أو تعديله أو حذفه في المكتب الخلفي أو نقطة البيع.
- أدوار البيانات (Data Roles / Region Approval): لتقييد وصول المستخدم لبيانات معينة (مثل السماح للمستخدم برؤية فواتير ومخزون المنطقة الغربية فقط، أو معرض محدد فقط).
10. إعدادات النظام (Settings)
تُستخدم للتحكم في الجوانب التقنية للمنصة:
- الترجمة (Translation): لتخصيص وتعديل المسميات والنصوص التي تظهر في واجهات المستخدم (لكل من نقطة البيع ولوحة الإدارة) باللغتين العربية والإنجليزية.
- الربط الخارجي (Integrations): لإدارة الربط مع الأنظمة الخارجية وتطبيقات الطرف الثالث.
- سجلات النظام والتدقيق (Audit & System Logs): تتيح للمسؤولين التقنيين مراقبة حركات النظام، العمليات المنفذة، وتتبع أي أخطاء أو أعطال في المزامنة بين الأجهزة.
